La Créa de la Semaine – Livret d’accueil « Nant’Est Entreprises »

Rejoindre un réseau d’entreprises, c’est un peu monter à bord d’un navire en marche. L’équipage se connaît déjà, les habitudes sont prises, les rituels aussi. Le nouveau venu, lui, découvre tout d’un coup : les visages, les rendez-vous, le jargon. Nant’Est Entreprises a voulu lui faciliter l’embarquement.

Le réseau souhaitait mettre à la disposition de tous ses nouveaux adhérents un livret d’accueil, qui explique les enjeux et l’intérêt économique d’intégrer ce réseau d’entreprises. Et qui a-t-il sollicité pour la réalisation de ce support ? Les matelots de Graph’in !, vous l’aurez deviné.

Un livret d’accueil semble simple sur le papier. Quelques pages, un mot de bienvenue, des informations pratiques. En réalité, c’est un exercice d’architecture : il faut décider ce que l’on dit, dans quel ordre, et sur combien de pages. C’est l’angle de cette Créa de la Semaine : construire un livret qui répond aux questions avant qu’on les pose.

Le livret d’accueil commence par une liste de questions

Avant d’ouvrir le moindre logiciel de mise en page, nous ouvrons un carnet. Et nous y notons les questions que se pose un nouvel arrivant. Elles sont toujours plus nombreuses qu’on ne le croit, et souvent plus terre à terre :

• Qu’est-ce que j’y gagne, moi, en tant que chef d’entreprise ?
• Qui sont les autres membres ? Est-ce que je vais y trouver des clients, des partenaires, des fournisseurs ?
• Comment ça marche au quotidien : quelles réunions, à quelle fréquence, sous quelle forme ?
• À qui je m’adresse si j’ai une question ?
• Qu’est-ce qu’on attend de moi ?

Ces questions forment la colonne vertébrale du livret. Chaque double page répond à l’une d’entre elles. Si une page ne répond à aucune question, elle n’a probablement rien à faire là. Si une question n’a pas de page, il manque quelque chose.

Le cas de Nant’Est Entreprises est parlant : l’objectif affiché était d’expliquer les enjeux et l’intérêt économique d’intégrer le réseau. La première question du nouvel adhérent (« qu’est-ce que j’y gagne ? ») était donc aussi la raison d’être du support. Elle mérite la meilleure place.

Le chemin de fer : la carte marine du livret

Dans le métier, on appelle « chemin de fer » le plan d’un document imprimé : une suite de petites vignettes, une par page, sur lesquelles on note ce que contient chacune. C’est l’outil le plus modeste de l’édition, et l’un des plus utiles. Il permet de voir le livret d’un seul coup d’œil, avant même qu’il existe.

Sur le chemin de fer, on vérifie plusieurs choses :

• L’ordre des sujets suit-il l’ordre des questions du lecteur ?
• Les sujets importants tombent-ils sur des pages de droite, celles que l’œil regarde en premier quand on tourne la page ?
• Le rythme est-il varié : une page dense, puis une page plus aérée, une image, une citation ?
• Le nombre de pages est-il compatible avec la fabrication ?

Le nombre de pages, une contrainte d’imprimeur

Un livret agrafé ou piqué se fabrique à partir de grandes feuilles pliées en deux. Résultat : le nombre de pages est toujours un multiple de quatre. Huit, douze, seize, vingt pages… Un livret de quatorze pages n’existe pas, il en aura seize avec deux pages blanches. Nous préférons le savoir avant d’écrire, plutôt que de découvrir deux pages vides au moment du bon à tirer.

C’est un détail technique, mais il change la manière dont on répartit le contenu. Mieux vaut un livret de douze pages bien remplies qu’un livret de seize pages où l’on a étiré le texte pour boucher les trous.

Ce que le nouvel adhérent lit en premier

La couverture : promettre sans tout dire

La couverture d’un livret d’accueil a un double travail. Elle doit identifier immédiatement l’émetteur (le logo du réseau, ses couleurs) et donner envie d’ouvrir. Un titre comme « Bienvenue » fait le travail ; un titre qui parle directement au lecteur le fait encore mieux. Le nouvel adhérent doit sentir que le document a été fait pour lui, pas pour une armoire d’archives.

La première double page : le mot d’accueil

Un mot de bienvenue signé par un représentant du réseau humanise le document. Il est court (une demi-page suffit) et il va droit au but : vous êtes attendu, voici ce que nous allons faire ensemble. Une photo de la personne qui signe aide le lecteur à mettre un visage sur un nom, ce qui sera bien utile à la première réunion.

L’intérêt économique, au plus tôt

Puisque c’est la question qui a motivé l’adhésion, nous plaçons l’intérêt d’intégrer le réseau très tôt dans le livret. Pas besoin d’en faire des tonnes : quelques idées fortes, formulées simplement, et illustrées par ce que le réseau fait réellement. Le lecteur est un chef d’entreprise. Il a l’habitude des promesses, il apprécie qu’on aille droit au but.

Rendre l’information facile à retrouver

Un livret d’accueil se lit deux fois. Une première fois en entier, le jour où on le reçoit. Puis par morceaux, des semaines plus tard, quand on cherche une information précise : le nom d’un contact, le fonctionnement d’une commission, la date d’un rendez-vous régulier. La mise en page doit servir ces deux lectures.

Pour la seconde, nous travaillons quelques repères simples :

• Un sommaire, même court, dès les premières pages.
• Des titres de rubrique visibles, toujours au même endroit sur la page.
• Un code couleur ou un pictogramme par grande partie, que l’on retrouve en haut de page.
• Les contacts rassemblés en un seul lieu, idéalement en fin de livret, là où on les cherche spontanément.

Ces repères ne coûtent presque rien en mise en page. Ils changent pourtant tout pour le lecteur qui feuillette, le pouce sur la tranche, en cherchant « la page avec les numéros ».

Écrire pour des chefs d’entreprise pressés

Les adhérents d’un réseau d’entreprises ont un point commun : ils manquent de temps. Le texte d’un livret d’accueil doit en tenir compte. Quelques principes que nous appliquons, à Graph’in ! :

Des phrases courtes, et des paragraphes qui ne dépassent pas quelques lignes. Un lecteur pressé lit le début des paragraphes et saute le reste ; autant mettre l’idée importante en premier.

Le moins de jargon possible. Chaque réseau a ses sigles, ses noms de commissions, ses rituels. Pour le nouvel arrivant, ce vocabulaire est une langue étrangère. Un petit lexique en fin de livret, ou une explication au premier usage, lui évite de hocher la tête en réunion sans rien comprendre.

Des intertitres qui informent. « Nos rendez-vous » informe moins que « Un petit-déjeuner par mois pour se rencontrer » (exemple fictif, cela va sans dire). L’intertitre doit pouvoir se lire seul et donner déjà l’information.

Reste la question du ton. Tutoiement ou vouvoiement ? Ton institutionnel ou ton de comptoir ? Il n’y a pas de réponse valable pour tous, seulement celle qui ressemble au réseau. Si les membres se tutoient dès la première rencontre, un livret qui vouvoie sonnera faux. Si le réseau réunit des dirigeants qui apprécient une certaine forme, un ton trop familier fera tiquer. Nous posons la question dès le premier rendez-vous, et nous nous y tenons sur toutes les pages, du mot d’accueil au lexique.

Des images qui ressemblent au réseau

Parlons photos. Un livret d’accueil de réseau d’entreprises est la proie idéale des banques d’images : poignées de main en costume, sourires éclatants autour d’une table en verre, mains empilées en signe d’unité. Ces images ont un défaut majeur… elles ne montrent personne. Le nouvel adhérent le sent immédiatement. Il ne reconnaîtra aucun de ces visages à la première réunion, et pour cause.

Nous conseillons toujours de privilégier les vraies photos : les membres lors d’une rencontre, les lieux où se tiennent les réunions, les entreprises adhérentes dans leurs locaux. Elles sont parfois moins lisses, mais elles ont une qualité que n’aura jamais une photo de banque d’images : elles sont vraies. Si le réseau n’en a pas, une séance photo lors d’un rendez-vous suffit à se faire une petite réserve d’images utilisables pendant plusieurs années, sur le livret comme sur le site ou les réseaux sociaux.

À défaut de photos, l’illustration est une belle alternative. Des pictogrammes dessinés pour l’occasion, une carte stylisée du territoire couvert par le réseau, quelques personnages qui représentent les métiers des adhérents : le livret gagne une personnalité sans tomber dans le cliché.

Le livret, une déclinaison de l’identité du réseau

Un livret d’accueil n’arrive jamais seul. Le réseau a déjà un logo, des couleurs, peut-être un site, des cartes de visite, des invitations. Le livret doit trouver sa place dans cette famille de supports. Il reprend les couleurs de la charte, ses polices, son ton.

C’est d’ailleurs une bonne occasion de vérifier que cette charte tient la route sur un document long. Une couleur qui fonctionne sur un logo peut se révéler fatigante sur seize pages. Une police élégante en titre peut devenir illisible en texte courant. Dans ces cas, nous ajustons : une couleur d’accompagnement plus douce pour les fonds, une police de lecture plus confortable pour les paragraphes, en gardant les éléments forts de l’identité pour la couverture et les titres.

Le livret, premier objet du réseau qu’on tient dans la main

Pour beaucoup de nouveaux adhérents, le livret d’accueil est le premier objet physique du réseau qu’ils reçoivent. Son aspect dit quelque chose de l’organisation. Un document soigné, bien imprimé, sur un papier agréable, laisse entendre que le réseau prend ses membres au sérieux. Un document photocopié de travers laisse entendre… autre chose.

Côté fabrication, le livret piqué à cheval (deux agrafes dans le pli) est la solution la plus courante pour un document de quelques pages. Au-delà d’une certaine épaisseur, on passe au dos carré collé, plus proche du petit livre. Le choix du papier se fait selon l’usage : un papier mat se lit mieux et se prête à l’annotation, un papier brillant fait ressortir les photos. Une couverture un peu plus épaisse que l’intérieur donne de la tenue à l’ensemble et résiste mieux aux allers-retours dans les sacoches.

Et parce qu’un réseau évolue (nouveaux membres, nouveaux rendez-vous, nouveaux contacts), nous conseillons de séparer ce qui bouge de ce qui reste. Le livret porte le fond, qui change peu. Les informations très changeantes (agenda de l’année, liste des membres) trouvent leur place sur un encart glissé à l’intérieur ou sur le site du réseau. Le livret vieillit ainsi beaucoup moins vite.

Votre propre livret d’accueil

Réseau d’entreprises, association, club, entreprise qui accueille de nouveaux salariés : le principe reste le même. Partez des questions de celui qui arrive, construisez le chemin de fer, puis seulement mettez en page.

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