Le Site de la Semaine – « Fileatrade »

Votre entreprise est bien installée sur son marché. Vos supports de communication transmettent les valeurs de votre identité. Et pourtant, chaque fois qu’il faut ajouter une actualité, changer une photo ou créer une nouvelle page sur votre site, c’est la même histoire : on cherche le mode d’emploi, on n’ose pas toucher, on appelle quelqu’un… et la mise à jour attend trois semaines au fond de la cale.

Simplifier l’intégration de contenus sur ses pages : c’est ce que voulait Fileatrade en faisant appel aux matelots de Graph’in !, qui apportent à leurs clients des solutions techniques et graphiques. Une refonte, partielle ou totale, s’envisage quand un site n’est plus aussi performant qu’au jour de sa création, en référencement, en design ou en expérience utilisateur. Mais il existe un critère dont on parle moins, et qui pèse pourtant lourd au quotidien : la facilité avec laquelle l’entreprise peut faire vivre son site elle-même. C’est notre sujet de la semaine.

Un site qu’on n’ose pas modifier est un site qui vieillit

Un site internet n’est pas une plaquette qu’on imprime une fois pour toutes. Il doit suivre l’entreprise : nouveaux services, nouvelles références, changements d’équipe, actualités, offres d’emploi. Quand chaque modification devient une corvée, on la repousse. Puis on l’oublie. Au bout de deux ans, le site raconte une entreprise qui n’existe plus tout à fait.

Les causes sont souvent les mêmes :

• une interface d’administration touffue, où le texte d’une page se cache au milieu de dizaines de réglages ;
• des pages construites « à la main », chacune différente, si bien qu’on ne sait jamais comment reproduire la mise en page d’à côté ;
• une peur, légitime, de tout casser en déplaçant un bloc ;
• personne en interne qui ait été formé, ou une seule personne… partie depuis.

Le résultat est connu : le site se fige, le référencement s’essouffle faute de contenus nouveaux, et l’entreprise dépend de son prestataire pour corriger une faute de frappe. Ce n’est bon pour personne, y compris pour le prestataire, qui préfère passer son temps sur des projets plus utiles que la correction d’un horaire d’ouverture.

Penser l’autonomie dès la conception

La facilité d’édition ne s’ajoute pas à la fin, comme une cerise sur le gâteau. Elle se décide au moment où l’on dessine le site. Chez Graph’in !, deux questions se posent très tôt dans un projet de refonte : qui va mettre à jour le site, et quoi, à quelle fréquence ?

Les réponses changent tout. Une entreprise qui publie une actualité par trimestre n’a pas les mêmes besoins qu’une équipe qui ajoute des fiches chaque semaine. Une personne à l’aise avec les outils numériques n’a pas besoin des mêmes garde-fous qu’un dirigeant qui ouvre l’administration deux fois par an. On conçoit l’interface pour ceux qui l’utiliseront vraiment, pas pour un développeur imaginaire.

Des gabarits plutôt que des pages uniques

Le premier outil de l’autonomie, c’est le gabarit. Plutôt que de dessiner chaque page séparément, on définit quelques modèles : une page de service, une actualité, une référence client, une fiche produit, une offre d’emploi. Chaque modèle a ses emplacements (un titre, une image, un texte, un bouton) et sa mise en page fixe.

Pour ajouter une nouvelle page de service, il suffit alors de remplir les champs prévus. La mise en page suit toute seule, identique aux autres pages du même type. Le site reste cohérent, même après cinquante ajouts faits par cinq personnes différentes.

Des blocs réutilisables

Certains éléments reviennent sur plusieurs pages : un encart de contact, une bannière de recrutement, une bande de logos partenaires, un appel à l’action. Sur WordPress, ces éléments peuvent être créés une fois et réutilisés partout. On modifie le bloc à un seul endroit, et toutes les pages qui l’utilisent sont mises à jour. Fini la chasse au numéro de téléphone oublié sur une page perdue.

Des champs qui disent ce qu’ils attendent

Un champ intitulé « Texte 2 » ne parle à personne. Un champ intitulé « Résumé affiché sur la page d’accueil (deux phrases maximum) » guide la personne qui le remplit. Ces consignes, écrites directement dans l’interface, valent mieux qu’un manuel de quarante pages que personne ne lira. On peut aussi limiter la longueur d’un titre, imposer le format d’une image ou rendre un champ obligatoire, pour éviter qu’une page parte en ligne à moitié vide.

Laisser la liberté là où elle sert, verrouiller le reste

L’autonomie n’est pas l’anarchie. Un site où chacun peut changer les couleurs, les polices et la largeur des colonnes finit par ressembler à un patchwork. L’identité visuelle, construite avec soin, se dilue page après page.

L’équilibre consiste à ouvrir ce qui doit bouger (les textes, les images, les actualités, les listes) et à protéger ce qui fait l’identité du site (la charte graphique, la structure des pages, le menu, le pied de page). Les couleurs sont choisies dans la palette de la marque et non dans un nuancier infini ; les styles de titres sont prédéfinis ; les images sont recadrées automatiquement aux bons formats. La personne qui met à jour le site ne peut pas se tromper de bleu, même un lundi matin.

Des rôles pour chacun

WordPress permet de donner à chaque utilisateur un rôle adapté. Un rédacteur peut écrire et proposer des articles sans pouvoir les publier ; un éditeur relit et met en ligne ; l’administrateur garde la main sur les réglages techniques et les extensions. Chacun a un compte nominatif, avec son propre mot de passe : on sait qui a fait quoi, et on ferme un accès en un clic quand quelqu’un quitte l’entreprise.

Cette répartition protège le site et rassure les équipes. Le stagiaire chargé des actualités peut s’exercer sans craindre de supprimer la page d’accueil, puisqu’il n’en a tout simplement pas le droit.

Le droit à l’erreur

Dernier filet de sécurité, souvent méconnu : WordPress garde en mémoire les versions successives de chaque page. Une modification malheureuse ? On revient à la version de la veille en deux clics. On peut aussi enregistrer un brouillon, le prévisualiser tel qu’il apparaîtra en ligne, le faire relire, puis seulement le publier. Savoir que l’erreur se répare change beaucoup de choses : on ose enfin toucher à son site.

La refonte : partielle ou totale ?

Quand un site devient difficile à faire vivre, faut-il tout reprendre ? Pas forcément. La refonte peut être partielle ou totale, selon l’état du site et les attentes de l’entreprise.

Une refonte partielle peut suffire quand la base technique est saine et le design encore actuel. On reprend alors la façon dont les contenus sont saisis : création de gabarits, nettoyage des pages construites à la main, mise en place de blocs réutilisables, formation de l’équipe. Le visiteur ne voit presque pas la différence ; ceux qui mettent à jour le site, eux, la sentent tout de suite.

Une refonte totale se justifie quand plusieurs problèmes s’additionnent : un design daté, un site lent ou mal adapté aux téléphones, une structure qui ne correspond plus aux activités, un thème ou des extensions qui ne sont plus mis à jour. Dans ce cas, mieux vaut reconstruire sur des bases propres que d’empiler des rustines sur une coque qui prend l’eau.

Dans les deux cas, un audit de départ permet de trancher : on liste ce qui fonctionne, ce qui bloque, ce que l’entreprise veut pouvoir faire seule. La décision se prend sur des constats, pas sur une envie de nouveauté.

Ne pas perdre ce qui a été gagné

Une refonte qui facilite la vie de l’équipe ne doit pas faire perdre le référencement acquis. Les adresses des pages qui changent sont redirigées vers leurs nouvelles versions, les contenus qui attiraient des visiteurs sont conservés ou améliorés, les balises de titre et de description sont reprises. L’équipage vérifie ces points avant la mise en ligne, puis surveille les semaines suivantes que Google a bien suivi le mouvement.

Former l’équipe : la dernière brique

Le meilleur outil du monde ne sert à rien si personne ne sait s’en servir. La remise des clés d’un site se fait donc avec une prise en main, au calme, sur le site réel.

Une bonne formation à l’édition d’un site tient en quelques principes :

• on travaille sur les vraies tâches de l’équipe (publier une actualité, ajouter une référence, changer une image) plutôt que sur une visite exhaustive de l’interface ;
• chaque participant fait les manipulations lui-même, la souris en main ;
• un aide-mémoire court, avec des captures d’écran, reste disponible après la séance ;
• on prévoit un moment, quelques semaines plus tard, pour répondre aux questions qui apparaissent à l’usage.

Graph’in ! forme régulièrement les équipes de ses clients à la mise à jour de leur site WordPress, mais aussi à la rédaction pour le web et aux bons usages des réseaux sociaux. Un site autonome, c’est d’abord une équipe à l’aise.

Et les mises à jour techniques ?

Mettre à jour les contenus et mettre à jour le site ne sont pas la même chose. Les contenus, c’est l’affaire de l’entreprise. Les mises à jour de WordPress, du thème et des extensions, les sauvegardes et la sécurité demandent d’autres compétences et un suivi régulier. Beaucoup de clients préfèrent les confier à leur agence. Nous avons détaillé ce sujet dans le Site de la Semaine consacré à Theoxis, qui parle maintenance, sécurité et extensions maison.

Écrire des contenus faciles à intégrer

Simplifier l’intégration des contenus, c’est aussi simplifier les contenus eux-mêmes. Un texte préparé dans un traitement de texte, avec des mises en forme bricolées (tableaux pour aligner, retours à la ligne pour espacer, couleurs au hasard), arrive dans le site avec tous ses défauts. Collé tel quel, il casse la mise en page.

Quelques habitudes évitent ces naufrages :

• écrire avec des intertitres hiérarchisés (titre de section, sous-titre) plutôt qu’avec du gras agrandi ;
• coller le texte « sans mise en forme », puis appliquer les styles prévus par le site ;
• préparer les images au bon format avant de les envoyer, ou laisser le site les redimensionner s’il le fait ;
• donner à chaque image un texte alternatif qui dit ce qu’elle raconte.

Ces gestes prennent deux minutes et font gagner une heure de corrections. Ils améliorent aussi l’accessibilité et le référencement, puisque les moteurs de recherche comprennent mieux une page bien structurée.

Reprendre la barre de votre site

Votre site vous échappe, chaque modification vous coûte un appel ou une demi-journée ? Il est peut-être temps de le repenser, en partie ou en totalité. Graph’in ! conçoit et refond des sites internet WordPress pensés pour être mis à jour par ceux qui les utilisent, et veille à ce que l’identité construite par la création graphique reste intacte au fil des ajouts. Découvrez nos réalisations et contactez nos matelots, comme l’a fait Fileatrade : on vous rend le gouvernail.

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